Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 641 – TK chi phí bán hàng

Chào mừng bạn đến với hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 641 – TK chi phí bán hàng của Công ty TNHH M.I.T Group. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu về nguyên tắc kế toán, quy định  cấu và nội dung của tài khoản 641, cùng với cách hạch toán chi phí bán hàng. Đây là những thông tin hữu ích giúp bạn hiểu rõ về cách thức hạch toán và quản lý chi phí bán hàng trong doanh nghiệp của mình.

Nguyên tắc kế toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Nguyên tắc kế toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

1. Chi phí bán hàng là khoản chi phí phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, sản phẩm. Đây là những chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng như tiền lương nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển hàng, hoa hồng bán hàng, tiền kho bãi khi vận chuyển bán sản phẩm…

2. Các khoản chi phí bán hàng không được tính là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật Thuế. Để được tính là chi phí tính thuế, các khoản chi phí bán hàng cần phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo chế độ kế toán. Nếu không thỏa điều kiện này, các khoản chi phí sẽ chỉ được điều chỉnh vào chỉ tiêu B4 trong quyết toán thuế TNDN.

3. Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ, dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tùy theo đặc điểm kinh doanh của từng công ty, yêu cầu quản lý chi tiết từng ngành, tài khoản 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, các chi phí bán hàng sẽ được kế toán kết chuyển vào bên nợ xác định kết quả kinh doanh.

Quy định kết cấu và nội dung tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Quy định kế cấu và nội dung tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

1. Kết cấu tài khoản 641 – Chi phí bán hàng:

• • Bên nợ: Phản ánh các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm trong kỳ.
  • Bên có: Các khoản chi phí được giảm trong kỳ và kết chuyển tất cả chi phí bán hàng vào tài khoản 911 xác định kết quả kinh doanh.
  • Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.

2. Nội dung phản ánh tài khoản 641 – Chi phí bán hàng: Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng bao gồm 7 tài khoản cấp 2, bao gồm:

1. Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa…bao gồm cả: tiền lương, tiền ăn, tiền công, các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, chi phí công đoàn,…
2. Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn và tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.
3. Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa.
4. Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản ở bộ phận bán hàng như phương tiện vận chuyển, kho chứa hàng, máy móc thiết bị.
5. Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá.
6. Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho việc bán hàng như chi phí hoa hồng đại lý, thuê kho bãi, vận chuyển sản phẩm.
7. Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong quá trình bán hàng như tiếp thị, quảng cáo, chi phí hội nghị, tiếp khách.

Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp, trích bảo hiểm:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 334: Tiền lương, tiền công trả người lao động
• Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội
• Có TK 3384: Bảo hiểm y tế
• Có TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp
• Có TK 3382: KPCĐ

2. Giá trị dụng cụ, vật liệu, hàng hóa phục vụ cho việc bán hàng:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có các TK 152, 153, 242 (giá vốn công cụ dụng cụ, vật liệu sử dụng)

3. Trích TSCĐ khấu hao phục vụ bán hàng:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 214: Hao mòn TSCĐ

4. Chi phí điện, nước phục vụ cho bộ phận bán hàng:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Nợ TK 133 – Tiền thuế GTGT
• Có TK 111, 112, 141, 331…: Tổng tiền thanh toán

5. Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bộ phận bán hàng:

5.1. Trường hợp sửa chữa TSCĐ phát sinh 1 lần có giá trị lớn và phân bổ nhiều kỳ:

• Nợ TK 242: Chi phí trả trước
• Nợ TK 133: Thuế GTGT phải nộp
• Có TK 112, 331…: Tổng tiền thanh toán

***Hàng tháng phân bổ định kỳ:

• Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
• Có TK 242: Chi phí trả trước

5.2. Trường hợp trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ:

***Trích chi phí dự phòng, tập hợp chi phí chưa nghiệm thu trong kỳ:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàngCó TK 335 – Chi phí phải trả

***Có TK 352 – Dự phòng phải trả

• Khi thực tế phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ:
  • Nợ các TK 335, 352
  • Nợ TK 133 – Tiền thuế GTGT
  • Có TK 331, 112, 152: Tổng số tiền thanh toán

6. Chi phí bảo hành (BH) sản phẩm hàng hóa:

6.1. Trường hợp khách hàng mua hàng có kèm giấy bảo hành sửa chữa, doanh nghiệp cần xác định số dự phòng phải trả về chi phí bảo hành, sửa chữa

• Nợ TK 6415: Chi phí bán hàng

***Có TK 352: Dự phòng phải trả

6.2. Cuối kỳ kế toán xác định số dự phòng phải trả về bảo hành, sửa chữa sản phẩm, hàng hóa:

• Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập lớn hơn số dự phòng phải trả về BH sản phẩm:
  • Nợ TK 6415: Chi phí bán hàng
  • Có TK 352: Dự phòng phải trả
• Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập nhỏ hơn số dự phòng phải trả về BH sản phẩm:
  • Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
  • Có TK 6415 – Chi phí bán hàng

7. Sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mãi, quảng cáo:

7.1. Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hoặc sản xuất sản phẩm dùng để khuyến mại, quảng cáo:

• Hàng hóa khuyến mại, quảng cáo không thu tiền và không kèm theo điều kiện mua hàng:
  • Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
  • Có TK 155, 156: Giá vốn thành phẩm, hàng hóa
• Hàng hóa khuyến mại, quảng cáo có kèm theo điều kiện:
  • Giá trị của sản phẩm khuyến mại, quảng cáo đưa vào chi phí giá vốn hàng bán (giảm giá hàng hóa)

7.2. Trường hợp doanh nghiệp nhận hàng hóa, sản phẩm khuyến mại, quảng cáo từ nhà cung cấp, nhà phân phối không phải trả tiền để khuyến mại cho khách hàng

•  Khi nhận hàng khuyến mãi, quảng cáo… kế toán không ghi nhận vào hệ thống sổ sách của doanh nghiệp khoản hàng hóa khuyến mãi này, kế toán chỉ theo dõi chi tiết số lượng ngoài sổ kế toán và diễn giải trên thuyết minh BCTC hàng hóa nhận giữ hộ.
•  Khi hết chương trình khuyến mãi, quảng cáo… nếu hàng khuyến mại chưa dùng hết và nhà sản xuất không yêu cầu trả lại hàng khuyến mại thì kế toán ghi nhận vào thu nhập khác:

***Nợ TK 156: Hàng hóa còn lại theo giá trị hợp lý;

***Có TK 711: Thu nhập khác.

8.Hoa hồng bán hàng:

• Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
• Nợ TK 133: Thuế GTGT
• Có TK 331, 111, 112: Tổng số tiền phải thanh toán

9. Nghiệp vụ khoản giảm chi phí bán hàng:

• Nợ TK 112, 331: Tổng số tiền thanh toán
• Có TK 641: Chi phí bán hàng
• Có TK 133: Tiền thuế GTGT

10. Kết chuyển chi phí cuối kỳ:

• Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
• Có TK 641: Chi phí bán hàng

Một số câu hỏi thường gặp về tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Một số câu hỏi thường gặp về tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Câu hỏi 1.Công ty tôi có mua 100 giỏ quà tết để tặng các khách hàng thân thiết. Vậy, trường hợp này có được đưa vào chi phí của công ty không?

Trả lời: Được, chi phí mua quà tết dùng để biếu tặng khách hàng sẽ được coi là chi phí bán hàng và được đưa vào chi phí của công ty. Lưu ý: Công ty bạn phải xuất hóa đơn đầu ra ghi nhận biếu tặng không thu tiền

Câu hỏi 2. Công ty tôi kinh doanh ngành nghề nhập khẩu trái cây từ nước ngoài về bán. Do không có kho hàng đông lạnh để bảo quản, công ty đã ký hợp đồng thuê kho lâu dài với một đơn vị để bảo quản trái cây. Vậy, chi phí thuê kho này có được đưa vào chi phí không?

Trả lời: Được, chi phí thuê kho để bảo quản sản phẩm sẽ được coi là chi phí bán hàng và được đưa vào chi phí của công ty với điều kiện công ty chứng minh có đầy đủ các chứng từ, hóa đơn, hợp đồng,…

Câu hỏi 3. Công ty tôi thuê một nhóm cá nhân để quảng cáo sản phẩm trong siêu thị. Vậy, chi phí trả cho nhóm cá nhân này có được đưa vào chi phí không?

Trả lời: Được, chi phí trả cho nhóm cá nhân dùng để quảng cáo sản phẩm công ty sẽ được coi là chi phí bán hàng và được đưa vào chi phí của công ty với điều kiện là công ty có hợp đồng thỏa thuận giữa cá nhân với công ty, chứng từ thanh toán đầy đủ

Xem thêm bài viết: Chi Phí Quà Tặng Cho Nhân Viên

Như vậy, thông qua hướng dẫn trên, bạn đã hiểu cách hạch toán tài khoản 641 – TK chi phí bán hàng. Đây là một phần quan trọng trong quản lý chi phí bán hàng trong doanh nghiệp. Hy vọng rằng thông tin này sẽ giúp bạn áp dụng kỹ thuật kế toán một cách chính xác và hiệu quả.

Hãy gọi cho chúng tôi tại trụ sở Tp. Vũng Tàu theo số điện thoại 0979.468846 hoặc 0254.2228666, hoặc tại Bà Rịa & Phú Mỹ qua số điện thoại 0979.468846 – 0858.072.072 hoặc 0254.2228777 để được hỗ trợ.