Hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp  đại diện cho các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để phục vụ công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh

---

I. Khái niệm, nguyên tắc kế toán hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

1. Hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) đại diện cho các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để phục vụ công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. Những chi phí này có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp và cũng ảnh hưởng đến số thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) mà doanh nghiệp phải nộp.

Việc ghi nhận và theo dõi đúng tài khoản 642 giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả, tính toán chính xác lợi nhuận và đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán và thuế hiện hành.

2. Nguyên tắc kế toán hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Để hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán sau đây:

Nguyên tắc ghi nhận chi phí theo phương pháp trực tiếp

Theo nguyên tắc này, chi phí được ghi nhận theo phương pháp trực tiếp liên quan đến từng hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp. Các loại chi phí thường gặp trong tài khoản 642 bao gồm:

• Lương và phụ cấp của nhân viên quản lý.
• Chi phí văn phòng, cung cấp dịch vụ và thiết bị cho hoạt động quản lý.
• Chi phí đào tạo và phát triển nhân lực liên quan đến công việc quản lý.
• Chi phí marketing và quảng cáo nhằm quản lý hình ảnh doanh nghiệp.
• Các khoản chi phí khác có liên quan đến công tác quản lý.

Nguyên tắc ghi nhận chi phí theo phương pháp gián tiếp

Theo nguyên tắc này, chi phí được ghi nhận theo phương pháp gián tiếp dựa trên tỷ lệ phân bổ. Điều này áp dụng khi chi phí không thể được xác định một cách trực tiếp cho từng hoạt động quản lý cụ thể.

Ví dụ, chi phí thuê mặt bằng văn phòng cho toàn bộ công ty sẽ được chia tỷ lệ phù hợp để ghi nhận vào tài khoản 642. Tỷ lệ này có thể căn cứ trên diện tích sử dụng hoặc tỷ lệ doanh thu từ từng bộ phận quản lý.

II. Kết cấu, nội dung phản ánh hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp có 8 tài khoản cấp 2, bao gồm:

Tài khoản 6421: Chi phí nhân viên quản lý

Tài khoản 6422: Chi phí vật liệu quản lý

Tài khoản 6423: Chi phí văn phòng, cung cấp dịch vụ và thiết bị

Tài khoản 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định

Tài khoản 6425: Thuế, phí và lệ phí

Tài khoản 6426: Chi phí dự phòng

Tài khoản 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài

Tài khoản 6428: Chi phí bằng tiền khác

Xem thêm bài viết: DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ TẠI BÀ RỊA VŨNG TÀU

III. HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN 642 – CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

1. Đối với tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho các nhân viên thuộc bộ phận quản lý doanh nghiệp, cần trích từ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN và các khoản hỗ trợ khác.

+ Nợ TK 6421;

+ Có TK 334, 3383, 3384, 3382, 3386.

2. Giá trị vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp:

+ Nợ TK 6422 (giá trị vật liệu xuất kho dùng/giá mua chưa thuế);

+ Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ);

+ Có TK 152 (giá vật liệu xuất kho dùng);

+ Có TK 111, 112, 242, 331… (tổng giá trị thanh toán).

3. Giá trị CCDC xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp:

+ Nợ TK 6423 (giá trị CCDC xuất kho dùng/giá mua chưa thuế);

+ Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ);

+ Có TK 153 (giá trị CCDC xuất kho dùng);

+ Có TK 111, 112, 331… (tổng giá trị thanh toán).

4. Đối với trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp:

+ Nợ TK 6424;

+ Có TK 214.

5. Thuế, phí và lệ phí phải nộp nhà nước:

+ Nợ TK 6425;

+ Có TK 333, 111, 112…

6. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi; dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa và công trình xây dựng):

+ Trích lập dự phòng bổ sung:

Nợ TK 6426;

Có TK 2293, 352.

+ Hoàn nhập dự phòng:

Nợ TK 2293, 352;

Có TK 6426.7. Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm: chi phí điện thoại, thuê văn phòng, tiền điện và nước, chi phí sửa chữa Tài sản cố định (TSCĐ) giá trị nhỏ…

Nợ tài khoản (TK) 6427 (giá mua chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT));

Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu có thể khấu trừ);

Có TK 111, 112, 331, 335… (tổng giá trị thanh toán).

7. Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bộ phận quản lý

➤ Trong trường hợp trích trước chi phí sửa chữa lớn cho TSCĐ:

>> Khi đã trích trước chi phí sửa chữa lớn cho TSCĐ:

Nợ TK 642;

Có TK 335 (nếu việc sửa chữa đã được thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc thiếu hóa đơn);

Có TK 352 (nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải được duy tu bảo dưỡng định kỳ).

>> Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh thực tế:

Nợ TK 335, 352 (giá trị mua chưa bao gồm thuế GTGT);

Nợ TK 133 (thuế GTGT, nếu có thể khấu trừ);

Có TK 111, 112, 152, 331, 241… (tổng giá trị thanh toán).

➤ Trong trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần với giá trị lớn và liên quan đến nhiều kỳ, được tính vào chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh:

Nợ TK 642;

Có TK 242.

8. Các khoản chi phí khác không bằng tiền

Các khoản chi phí khác, bao gồm: tổ chức hội nghị, chi phí tiếp khách, chi phí cho nhân viên, nghiên cứu, đào tạo, chi phí nộp phí tham gia hiệp hội và các chi phí quản lý khác:

Nợ TK 6428 (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT);

Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu có thể khấu trừ);

Có TK 111, 112, 331… (tổng giá trị thanh toán).

9. Thuế GTGT đầu vào không thể khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

“Nợ tài khoản 642 (không thể khấu trừ thuế GTGT);

Có tài khoản 1331, 1332 (không thể khấu trừ thuế GTGT).

10. Đối với các sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ được sử dụng cho bộ phận quản lý:

Nợ tài khoản 642 (giá xuất kho để sử dụng);

Có tài khoản 155, 156 (giá xuất kho để sử dụng);

Nợ tài khoản 1331 (thuế GTGT có thể được khấu trừ nếu phải kê khai);

Có tài khoản 3331 (thuế GTGT có thể được khấu trừ nếu phải kê khai).

11. Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp khi phát sinh:

Nợ các tài khoản 111, 112…;

Có tài khoản 642.

12. Khi chuyển đổi từ doanh nghiệp có 100% vốn nhà nước sang công ty cổ phần, các khoản nợ phải thu khó đòi được xử lý khi xác định giá trị doanh nghiệp:

➤ Đối với các khoản nợ phải thu mà doanh nghiệp không có khả năng thu hồi được:

Nợ tài khoản 111, 112, 331, 334 (khoản tổ chức, cá nhân phải bồi thường);

Nợ tài khoản 2293 (khoản đã lập dự phòng);

Nợ tài khoản 642 (khoản được tính vào chi phí);

Có tài khoản 131, 138… (khoản nợ không thu hồi được).

➤ Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được doanh nghiệp bán theo giá thỏa thuận:

>> Trong trường hợp không lập dự phòng cho khoản nợ phải thu:

Nợ tài khoản 111, 112 (giá bán thỏa thuận);

Nợ tài khoản 642 (khoản tổn thất còn lại);

Có tài khoản 131, 138… (khoản nợ phải thu quá hạn).

>> Trong trường hợp đã được lập dự phòng cho khoản nợ phải thu:

Nợ tài khoản 111, 112 (giá bán thỏa thuận);

Nợ tài khoản 2293 (khoản đã trích lập dự phòng);

Nợ tài khoản 642 (khoản tổn thất còn lại);

Có tài khoản 131, 138… (khoản nợ phải thu quá hạn).

➤ Đối với các khoản bị xuất toán, chi để biếu tặng, chi trả cho nhân viên đã nghỉ mất việc hoặc thôi việc trước thời điểm quyết định cổ phần hóa doanh nghiệp:

– Có số nợ trong các tài khoản (TK) 111, 112, 334 (phải được bồi thường bởi tổ chức hoặc cá nhân).
– Nợ TK 642.
– Có TK 353.

13. Lợi nhuận kinh doanh phát sinh từ việc cổ phần hóa sẽ được phân bổ dần trong tối đa 3 năm. 

– Nợ TK 642.
– Có TK 242.

14. Cuối kỳ, chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.

– Nợ TK 911.
– Có TK 642.

Xem thêm bài viết: Hạch toán tài khoản 333 – thuế và các khoản phải nộp nhà nước

IV. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN 642 – CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Câu hỏi: Trong dịp Tết Nguyên Đán, công ty của chúng tôi đã mua 9 phần quà trị giá 5.000.000 đồng/phần để tặng cho các quản lý của công ty. Chi phí mua quà tặng này đã được thanh toán bằng chuyển khoản và đã tính thuế GTGT 10%. Vậy, chi phí mua quà tặng này có được xem là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hay không? Hạch toán trên sổ sách như thế nào và có phải xuất hóa đơn hay không?

➤ Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí mua quà tặng của công ty chỉ được trừ khi tính thuế TNDN nếu có hóa đơn chứng từ đầy đủ và hợp pháp theo quy định pháp luật, cùng với việc thanh toán bằng chuyển khoản.

➤ Hạch toán trên sổ sách như sau:

>> Nếu mua về để tặng ngay:
– Nợ TK 6428: 45.000.000 đồng (9 x 5.000.000 đồng)
– Nợ TK 1331: 4.500.000 đồng (45.000.000 đồng x 10%)
– Có TK 331: 49.500.000 đồng
– Nợ TK 6428: 4.500.000 đồng
– Có TK 33311: 4.500.000 đồng
– Nợ TK 331: 49.500.000 đồng
– Có TK 1121: 49.500.000 đồng

>> Nếu mua về nhập kho trước khi xuất kho để tặng:
– Nợ TK 156: 45.000.000 đồng (9 x 5.000.000 đồng)
– Nợ TK 1331: 4.500.000 đồng (45.000.000 đồng x 10%)
– Có TK 331: 49.500.000 đồng
– Nợ TK 331: 49.500.000 đồng
– Có TK 1121: 49.500.000 đồng
– Nợ TK 6428: 49.500.000 đồng
– Có TK 156: 45.000.000 đồng (9 x 5.000.000 đồng)
– Có TK 33311: 4.500.000 đồng (45.000.000 đồng x 10%)

➤ Theo Khoản 1, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, công ty phải lập hóa đơn kể cả khi tặng quà cho nhân viên. Vì vậy, công ty của bạn phải xuất hóa đơn cho phần quà đã tặng cho quản lý của công ty.

Hãy gọi cho chúng tôi tại trụ sở Tp. Vũng Tàu theo số điện thoại 0979.468846 hoặc 0254.2228666, hoặc tại Bà Rịa & Phú Mỹ qua số điện thoại 0979.468846 – 0858.072.072 hoặc 0254.2228777 để được hỗ trợ.

---

THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Hotline: 0979468846
• Zalo: Đại lý Thuế Vũng Tàu
• Web: thanhlapcongtyvungtau.vn
• Fanpage: Thành Lập Công Ty Vũng Tàu